Duplicidade de Nota Fiscal Eletrônica: Saiba como resolver

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Duplicidade de Nota Fiscal Eletrônica: Saiba como resolver

Vamos tratar dos problemas enfrentados por conta das notas fiscais eletrônicas em duplicidade.

Esse é um problema simples, mas que se contar com o devido entendimento pode trazer grandes preocupações.

Nota Fiscal Eletrônica

A nota fiscal eletrônica veio como um meio de substituir com vantagens as notas de papel.

A NF-e é um sistema a nível federal. Qualquer movimentação de mercadorias deve gera-la.

Ela é transmitida à Secretária da Fazenda do Estado onde está o contribuinte e também é armazenada na Receita Federal.

Em tese a NF-e deveria acabar com alguns tipos de problemas. Porém, nem todos já foram eliminados.

A nota fiscal eletrônica é usada para documentar transações comerciais e proporcionar recolhimento de impostos.

Com isso, a sua não utilização é considerada sonegação com as consequências previstas em lei.

Não há como negar que a nota fiscal eletrônica trouxe muitas facilidades com a modernização, simplificação de emissão e segurança.

Porém ainda existem situações a serem verificadas como a questão da duplicidade.


Duplicidade de NF-e

Há alguns motivos que podem levar à recusa da Nota Fiscal Eletrônica por duplicidade.

Ressalte que este tipo de recusa pode acontecer com qualquer emissor de notas pois os motivos normalmente não se encontram nele.

Quando ocorre a rejeição por duplicidade é necessário saber qual o motivo que levou ao problema, para que sejam tomadas as devidas providências.

Não há um tipo determinado de notas que haja a duplicidade. O problema poderá ocorrer tanto na Nota Fiscal Eletrônica, Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica, Nota Fiscal de Serviço Eletrônica ou Conhecimento de Transporte Eletrônico.


Tipos de Duplicidade

Normalmente as questões relativas à duplicidade apresentam como problemas de código de erro:

Código 539:

Se dá quando ao emitir uma NF-e já existir outra com os mesmos dados do emitente, modelo série e número, mas que não contenham a mesma data e tipo de emissão, ou outras posições da Chave de Acesso diversas.

Código 204:

Sendo a rejeição justificada pelo Código 204, se depreende que esta se deu apenas por duplicidade, mas sem erro de numeração das notas.

O que pode causar a duplicidade de notas:

A grande forma de identificação da NE-e é a Chave de Acesso. Esta é que identifica o documentos e através dela é que acontecem as rejeições.

Vários motivos podem causar o problema de duplicidade nas NF-e e fazer com que a rejeição pelos códigos acima.

  • Um dos motivos para rejeição das NF-e é o caso em que ao enviar as informações para a Secretária da Fazenda, este enfrenta alguma instabilidade no sistema não retornando ao emissor a comunicação de recebimento, embora tenha efetivamente sido recebida. Ao tentar enviar novamente o sistema detecta que já existe tal nota, porém na chave está diferente e rejeita o envio.
  • Pode ocorrer antes do retorno da Secretaria da Fazenda referente a NF-e enviada, a mesma seja remetida mais uma vez com o código numérico diferente, como se sabe o código numérico (cNF) faz parte da chave de acesso e por constar a diferença há a rejeição.
  • Novamente envolvendo a Chave de Acesso, ao utilizar a mesma numeração e série, porém com ano diferente a NF-e é rejeitada.

Como resolver os problemas de duplicidade

A primeira situação a ser observada é saber se houve a atualização de seus sistemas de emissão de NF-e, e não verificam se este teve a numeração zerada ou de alguma forma mudada, o que faz com que emitam novas notas com os mesmos números.

Neste sentido cada emissor tem suas peculiaridades para solucionar este problema.

Fora esta situação a primeira providência é verificar junto ao sistema do Sefaz, se o problema indicado se encontra na Chave de Acesso.

Com esta informação deve se providenciar a correção e encaminhamento.


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